शिकायत निवारण तंत्र

भाषा हिन्दी

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निविदाओं और अनुबंधों के लिए

पृष्ठभूमि
परिभाषाएं
शिकायतों को संभालने के लिए प्राधिकरण
शिकायत निवारण प्रक्रिया
समय सीमाएं
निविदा प्रक्रिया की अंतरिम निलंबन
अन्य सामान्य प्रावधान
ईमानदारी संधि

1.0 पृष्ठभूमि:

हिंदुस्तान पेट्रोलियम कॉर्पोरेशन (एचपीसीएल) ने निगमों के निविदाओं में भाग लेने / भाग लेने वाले पक्षों से प्राप्त होने वाले किसी भी व्यक्ति से प्राप्त होने वाले संदर्भ / शिकायतों से निपटने के लिए निम्नलिखित तंत्र विकसित किया है। योजना निम्नानुसार है:

2.0 परिभाषाएं:

शिकायत

इस योजना के प्रयोजन के लिए, 'शिकायत' शब्द का अर्थ पार्टी से प्राप्त एक लिखित और हस्ताक्षरित प्रतिनिधित्व होगा, जिसने निविदा को अंतिम रूप देने की प्रक्रिया की समीक्षा के साथ-साथ कंपनी के निविदा में भाग लेने का इरादा / भाग लिया है। इस आधार पर कि निविदा में पार्टी के रूप में उनका अधिकार उन लोगों द्वारा प्रदान किए जाने के कारण से प्रभावित हुआ है जिनकी जांच की जानी चाहिए और इक्विटी के हित में फैसला किया जाना चाहिए।

शिकायत निवारण कक्ष (जीआरसी)

यह वह समूह है जो दलों से प्राप्त संदर्भों की समीक्षा करेगा और मामले का फैसला करेगा।

चोटी

3.0 शिकायतों को संभालने के लिए प्राधिकरण

3.1 जारी किए गए निविदा दस्तावेज के आधार पर निविदा पार्टियों या संभावित निविदाकारों से प्राप्त शिकायतों से निपटने की प्रक्रिया होगी।

3.2 इस तरह की प्रक्रिया के स्तर I का पहला स्तर, एक शिकायत निवारण कक्ष (जीआरसी) शामिल होगा। इस सेल में निम्न शामिल होंगे:

अनु क्रमांक।	बीयू / कार्य	सिर	सदस्य वित्त	सदस्य खरीद (समन्वयक)
रिफाइनरीज जीआरसी
1	विशाख रिफाइनरी	हेड रिफाइनरी	हेड-वित्त	हेड-सामग्री
2	मुंबई रिफाइनरी	हेड रिफाइनरी	हेड-वित्त	हेड-सामग्री
विपणन जीआरसी
1	खुदरा एसबीयू	हेड-खुदरा	हेड-वाणिज्यिक**	हेड-प्रोक्योरमेंट**
2	प्रत्यक्ष बिक्री एसबीयू	हेड-डायरेक्ट सेल्स	हेड-वाणिज्यिक**	हेड-प्रोक्योरमेंट**
3	एलपीजी एसबीयू	हेड-रसोई गैस	हेड-वाणिज्यिक**	हेड-प्रोक्योरमेंट**
4	विमानन एसबीयू	सिर विमानन	हेड-वाणिज्यिक**	हेड-प्रोक्योरमेंट**
5	परियोजनाएं और पाइपलाइन *	हेड-पी और पी	हेड-वाणिज्यिक**	हेड-प्रोक्योरमेंट**
6	संचालन और वितरण (ओ और डी)	हेड-ओ और डी	हेड-वाणिज्यिक**	हेड-प्रोक्योरमेंट**
7	गैस, नवीनीकरण और व्यापार विकास, विपणन एसबीयू / विभाग।	हेड-गैस, नवीनीकरण और व्यापार विकास, विपणन एसबीयू / विभाग	हेड-वाणिज्यिक***	हेड-प्रोक्योरमेंट***
कॉर्पोरेट जीआरसी
1	कॉर्पोरेट	हेड-आईएस / एचआर (लागू होने पर)	हेड-फाइनेंस (निगम)	हेड-प्रोक्योरमेंट (डीजीएम-एडमिनिस्ट्रेशन)
2	सेंट्रल इंजीनियरिंग (सीई)	हेड-सीईसी	हेड-फाइनेंस (सीई)	हेड-प्रोक्योरमेंट
* विपणन परियोजनाओं को शामिल करता है
** चिंतित एसबीयू
*** संबंधित एसबीयू / विभाग

3.3 प्रत्येक सेल के लिए समन्वयक संबंधित प्रमुख - सामग्री / खरीद - विशाख रिफाइनरी, मुंबई रिफाइनरी, मार्केटिंग एसबीयू और कॉरपोरेट की खरीद है।

3.4 सभी शिकायतों को सेल के समन्वयक के साथ दर्ज किया जाएगा।

3.5 यह सेल शिकायतों की जांच करेगा और मामले का फैसला करेगा।

3.6 शिकायत निवारण तंत्र का दूसरा स्तर कार्यकारी समिति है - मुंबई और विशाख रिफाइनरियों, कार्यकारी समिति - विपणन और कार्यकारी समिति दोनों के लिए रिफाइनरियां - संबंधित कार्यों के लिए सहयोग। कार्यकारी समिति का निर्णय अंतिम है।

चोटी

4.0 शिकायत निवारण प्रक्रिया

स्तर - I

4.1 यदि शिकायत निवारण कक्ष द्वारा कोई शिकायत प्राप्त होती है, तो समन्वयक पहली बार शिकायत प्राप्त होने के 48 घंटे के भीतर पीड़ित पार्टी को शिकायत प्राप्त होने की अवधारणा स्वीकार करेगा (हस्तक्षेप छुट्टियों को छोड़कर)।

4.2 शिकायत निवारण कक्ष (जीआरसी) शिकायत को जल्द ही निविदा आमंत्रण प्राधिकरण को अग्रेषित करेगा, जो जीआरसी से प्राप्ति के 2 दिनों के भीतर सेल को अपनी टिप्पणियां / विचार पेश करेगा।

4.3 निविदा आमंत्रण प्राधिकरण से टिप्पणियों की प्राप्ति पर, शिकायत निवारण कक्ष निविदा आमंत्रित प्राधिकारी के विचार / टिप्पणियों के साथ पीड़ित पार्टी द्वारा व्यक्त शिकायतों को पूरा करेगा और देखेंगे। शिकायत निवारण कक्ष शिकायत पर अपने फैसले को मजबूत करने में सक्षम होने के लिए प्रासंगिक रिकॉर्ड और दस्तावेजों के लिए कॉल कर सकता है।

4.4 शिकायत निवारण कक्ष इस मामले को 14 दिनों के भीतर तय करेगा और उसके बाद पीड़ित पार्टी के फैसले को संवाद करेगा।

स्तर - II

4.5 शिकायत निवारण तंत्र का दूसरा स्तर कार्यकारी समिति है - मुंबई और विशाख रिफाइनरियों और कार्यकारी समिति दोनों के लिए रिफाइनरियां - विपणन और कार्यकारी समिति - संबंधित कार्यों के लिए सहयोग जो शिकायत निवारण कक्ष के निर्णय पर किसी भी अपील / प्रतिनिधित्व पर जांच और निर्णय लेती है ।

4.6 शिकायत निवारण कक्ष के फैसले से पीड़ित दलों समन्वय के लिए जीआरसी स्तर -1 में एक प्रति के साथ निर्णय प्राप्त होने के 7 दिनों के भीतर कार्यकारी समिति को अपील / प्रतिनिधित्व कर सकते हैं। सात दिनों के बाद प्राप्त अपील पर विचार नहीं किया जाएगा।

4.6 चुनाव आयोग इस मामले को 14 दिनों के भीतर अपील में तय करेगा और उसके बाद पीड़ित पार्टी के फैसले को संवाद करेगा। कार्यकारी समिति का निर्णय अंतिम है।

5.0 शिकायतों के संचालन के लिए समय सीमाएं

5.1 पूर्व-योग्यता प्रक्रिया के संबंध में शिकायत पूर्व-योग्यता बोली के लिए प्रकाशन कॉलिंग की तारीख से एक सप्ताह के भीतर पीड़ित पार्टी द्वारा दर्ज की जानी चाहिए। प्रकाशन की तारीख से एक हफ्ते बाद प्राप्त शिकायतों पर विचार नहीं किया जाएगा।

5.2 पूर्व-योग्यता से संबंधित शिकायत पर निर्णय पक्षियों की शॉर्टलिस्ट समाप्त होने से पहले अंतिम रूप दिया जाना चाहिए।

5.3 निविदा आमंत्रित करने वाली सूचना (एनआईटी) के संबंध में विशिष्ट शिकायतें निविदा दस्तावेज की बिक्री की आखिरी तारीख से एक सप्ताह के भीतर पीड़ित पार्टी द्वारा दर्ज की जानी चाहिए, या बोली सबमिशन के लिए देय तिथि से पहले एक सप्ताह पहले, जो भी पहले हो। उसके बाद प्राप्त एनआईटी के संबंध में शिकायतों पर विचार नहीं किया जाएगा।

5.4 निविदा प्रक्रिया से संबंधित शिकायतें ("निविदा संबंधी शिकायतों को आमंत्रित करने की सूचना" के अलावा) अनप्रीड बोलियां खोलने की तारीख से एक सप्ताह के भीतर दर्ज की जानी चाहिए।

5.5 शिकायत निवारण कक्ष मामले की जांच करेगा और शिकायत प्राप्त होने की तारीख से 14 कार्य दिवसों के भीतर निर्णय लेगा और उससे संबंधित कार्य को सलाह देगा ताकि वे निविदा को आगे संसाधित कर सकें।

5.6 अनुबंध के पुरस्कार से पहले कीमत बोली खोलने के बाद किसी भी शिकायत का निवारण किया जाना चाहिए। एक सप्ताह की कीमत बोली खोलने के बाद प्राप्त होने वाली कोई शिकायत नहीं की जाएगी।

5.7 शिकायत पार्टी द्वारा शिकायत प्राप्त होने पर शिकायत निवारण कक्ष के समन्वयक को निविदा आमंत्रण प्राधिकरण को सूचित करना चाहिए कि शिकायत निवारण कक्ष द्वारा शिकायत के निपटारे तक अनुबंध को अंतिम रूप देने के लिए नहीं। दर्ज शिकायत को 14 कार्य दिवसों की उचित अवधि के भीतर निपटाया जाना चाहिए ताकि अनुबंध देने में कोई अनुचित देरी न हो।

चोटी

6.0 निविदा प्रक्रिया की अंतरिम निलंबन

6.1 शिकायत निवारण कक्ष के समन्वयक द्वारा किसी भी शिकायत के बाद, सेल सदस्य मिलेंगे और जांच करेंगे कि संबंधित मामले से संबंधित निविदा प्रक्रिया को निविदा आमंत्रित प्राधिकरण के परामर्श से निलंबित किया जाना चाहिए या नहीं। सेल जांच करेगा कि निविदा प्रक्रिया को निलंबित करने और इस मामले का फैसला करने के लिए पहली बार जमीन मौजूद है या नहीं। शिकायत पर अंतिम निर्णय लेने तक निविदा प्रक्रिया को निलंबित कर दिया जाना चाहिए या नहीं, इसके लिए कार्यकारी समिति की आवश्यकता हो सकती है।

6.2 निविदा प्रक्रिया को निलंबित करने या शिकायत का निपटान करने का निर्णय प्राथमिक रूप से शिकायत निवारण कक्ष और / या कार्यकारी समिति द्वारा जल्द से जल्द लिया जाना चाहिए, लेकिन गतिविधियों के कार्यक्रम को ध्यान में रखते हुए शिकायत प्राप्त होने से 14 दिनों के बाद नहीं संबंधित निविदा से जुड़ा हुआ है।

6.3 जब निविदा प्रक्रिया को निलंबित करने का निर्णय लिया जाता है, शिकायत की जांच की जानी चाहिए और जल्द से जल्द शिकायत निवारण कक्ष और कार्यकारी समिति द्वारा निपटाया जाना चाहिए, लेकिन 14 दिनों के बाद नहीं, क्योंकि पहले के अनुसार निविदा जारी रखना आवश्यक होगा मानदंडों या उचित परिवर्तन के साथ निविदा को फिर से आमंत्रित करने का निर्णय लिया जाता है।

चोटी

7.0 शीर्ष अन्य सामान्य प्रावधान

7.1 पीड़ित पार्टी को अंतिम लिखित उत्तर शिकायत प्राप्त होने की तारीख से 21 दिनों के भीतर शिकायत निवारण कक्ष / कार्यकारी समिति के समन्वयक द्वारा संबंधित जीआरसी / ईसी के मिनटों के अनुरूप दिया जाएगा।

7.2 शिकायत निवारण कक्ष / कार्यकारी समिति, अपनी सिफारिशों को मजबूत करते समय, वित्त, सतर्कता और कानूनी या इस मुद्दे से संबंधित किसी भी अन्य विभाग जैसे अन्य प्रासंगिक विभागों के विचारों की तलाश कर सकती है।

7.3 शिकायत निवारण कक्ष और कार्यकारी समिति यदि आवश्यक हो तो पीड़ित पार्टी को व्यक्तिगत सुनवाई देने का हकदार है।

7.4 यदि कोई शिकायत पहले से सम्मानित और कार्य किए गए अनुबंध से संबंधित है, और यदि शिकायत कक्ष और कार्यकारी समिति का मानना है कि शिकायत को भावी निविदाओं के लिए उपचारात्मक कार्रवाई की समीक्षा की आवश्यकता है, तो यह संबंधित एसबीयू / विभाग को इसकी सिफारिश प्रस्तुत करेगा । भावी निविदाओं के लिए सिर।

7.5 कंपनी की निविदा शिकायत निवारण तंत्र निविदा पृष्ठ में अपनी वेबसाइट पर प्रदर्शित किया जाएगा।

7.6 शिकायत निवारण कक्ष और कार्यकारी समिति निविदा संख्या, शिकायत पत्र प्राप्त करने की तारीख, शिकायत की प्रकृति, संक्षेप में, निर्णय लेने के विवरण और पीड़ित पार्टी को संचार की तारीख का विवरण देकर एक शिकायत रजिस्टर बनाए रखेगी।

7.7 शिकायत निवारण कक्ष और कार्यकारी समिति कार्यशील निदेशकों की समिति को सौंपी गई शिकायतों पर त्रैमासिक रिपोर्ट भी प्रस्तुत करेगी। वार्षिक रिपोर्ट की एक प्रति बोर्ड को सूचना के लिए जमा कर दी जाएगी।

7.8 शिकायत निवारण तंत्र प्रक्रिया का प्रासंगिक खंड सभी निविदा दस्तावेजों के जीटीसी में शिकायत निवारण कक्ष / संबंधित कार्यकारी समिति के सचिव के नाम-पते के साथ-साथ शिकायत पत्र / अपील होना चाहिए, के नाम।